Ben je het ook beu om telkens jouw gegevens onderaan een e-mail te plaatsen? Of wil je een professionelere uitstraling creëren voor al jouw e-mails? Dat kan met een zogeheten e-mail handtekening. In dit artikel vertellen we je wat het precies inhoudt en leggen we de voordelen van zo’n handtekening uit. En niet te vergeten, we leggen ook uit hoe je dit instelt op jouw mailapplicatie. Wel zo handig!
Wat is een e-mail handtekening?
Een e-mail handtekening is een tekstblok wat onderaan een e-mail wordt weergegeven. Dit stuk geeft veelal de contactgegevens van de persoon die het bericht verzonden heeft weer. Echter kan het ook een persoonlijke boodschap zijn. Hieronder hebben we een lijstje met gegevens die veelal worden neergezet:
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Straatadres
- Website URL
- Sociale URL’s
- Logo
Het aanpassen van de e-mail handtekening kan worden gedaan in de mailapplicatie waaruit je werkt. Het is niet altijd duidelijk hoe dit werkt, dus we zien vaak de standaard berichten vanuit de mailapplicatie terugkomen zoals “Sent from iPhone”. Echter is het wel erg handig als je niet telkens je afsluiting hoeft te typen als je veel mails verzend op een dag. Daarnaast komt een handtekening een stuk professioneler over! Let wel op dat je geen ellenlange informatie of marketingreclame in je handtekening zet. Het moet kort en krachtig blijven. Wij adviseren maximaal de gegevens uit bovenstaand rijtje weer te geven.
Hoe kan je je e-mail handtekening instellen op jouw mailapplicatie?
Als je jouw e-mail account hebt ingesteld, wil je natuurlijk gelijk een e-mail handtekening instellen. Zoals gezegd is het instellen van een handtekening niet altijd zo 1,2,3 duidelijk. Wij hebben daarom een korte instructie klaarstaan voor verschillende mailapplicaties zodat je snel en gemakkelijk jouw handtekening kan instellen. Wij hebben instructies voor de volgende mailapplicaties:
Mocht jouw mailapplicatie er niet tussenstaan, geef dat dan aan ons aan via de feedback knop. Wij zullen deze handleiding dan bijwerken, zodat jouw mailapplicatie er ook tussen gaat staan. Laten we nu een kijkje nemen bij de instructies!
E-mail handtekening instellen op Mail MacBook OS
Wanneer je jouw e-mail account wilt installeren op de Mail applicatie van jouw MacBook, dan zit je hier aan het juiste adres voor de instructie. Als eerste willen we de Mail applicatie open. Wanneer je dit gedaan hebt, klik je het volgende pad aan:
Mail -> Voorkeuren -> Handtekeningen
Je hebt nu het menu geopend om de handtekeningen toe te voegen, wijzigen of verwijderen voor alle e-mailaccounts die je hebt geïnstalleerd in de Mail applicatie. Er zijn drie kolommen zichtbaar zoals in de afbeelding hieronder. Aan de linkerkant zie je alle accounts die geïnstalleerd staan op de applicatie. In het midden zie je de aangemaakte handtekeningen. Aan de rechterkant staat de inhoud van een handtekening.
Om nu een handtekening aan te maken selecteer je in de linkerkolom eerst het account waarvoor de handtekening moet worden aangemaakt. Vervolgens klik je op het +-teken, waarmee je een nieuwe handtekening voor het account aanmaakt. Je kan vervolgens de handtekening een naam geven om het overzichtelijk voor jezelf te houden. Tenslotte kan je aan de rechterkant jouw eigen e-mail handtekening creëren die vervolgens onder elke e-mail getoond wordt wanneer je een bericht vanuit het door jou geselecteerde account verstuurd. Dit herhaal je voor alle accounts waar je een handtekening voor in wilt stellen. Zo simpel als dat is het! Wil je een volledige eigen stijl met je handtekening creëren met een logo, een foto, jouw huiskleuren, een banner en sociale iconen? Kijk dan bij onze handleiding “Hoe kan je je e-mail handtekening stijlen?”.
E-mail handtekening instellen op Mail iPhone/iPad iOS
Het instellen van een e-mail handtekening op de Mail applicatie op een iPhone of iPad, ofwel op de iOS software, is een stukje lastiger te vinden dan op een MacBook. Als eerste moeten we naar de instellingen voor de Mail applicatie. Deze zijn via het volgende pad vanaf het home scherm te vinden:
Home -> Instellingen -> Mail -> Handtekening
Nu zijn we terechtgekomen op de plek waar we de handtekening kunnen wijzigen zoals je kan zien in onderstaande afbeelding. We zien hier de befaamde “Sent from my iPhone” die standaard staat ingesteld als jouw handtekening op de mailapplicatie op de telefoon. Je kan gemakkelijk een e-mail handtekening instellen voor alle accounts die je hebt toegevoegd in je mailapplicatie of je kan ervoor kiezen een andere handtekening te maken die verschilt per account. Je kan de hele tekst kopiëren en plakken in het handtekening veld. Het is helaas niet mogelijk om een foto toe te voegen in de mailapplicatie van iOS.
E-mail handtekening instellen op Outlook Office 365
We zijn Outlook Office 365 natuurlijk niet vergeten en vertellen je graag hoe je hier een e-mail handtekening instelt. Microsoft heeft al een mooie handleiding geschreven hiervoor maar wij doen het nog even netjes over. Nadat je de Outlook app heeft geopend op uw apparaat moet je het volgende inschakelen om bij de handtekening instellingen te komen:
Instellingen -> Alle Outlook-instellingen weergeven
Vervolgens volg je het volgende pad:
E-mail -> Opstellen en beantwoorden
Hier zie je de mogelijkheid om een e-mail handtekening in te stellen per account. Je kan de handtekening geheel naar wens instellen en een opmaak toevoegen voor de gewenste stijl. Vervolgens raden wij aan om de vakjes “Automatisch mijn handtekening toevoegen aan nieuwe opgestelde berichten” en ” Automatisch mijn handtekening toevoegen aan berichten die ik doorstuur of beantwoord” aan te vinken. Zodra je dit hebt ingesteld is jouw e-mail handtekening klaar voor gebruik ik Outlook Office 365. Wil je een volledige eigen stijl met je handtekening creëren met een logo, een foto, jouw huiskleuren, een banner en sociale iconen? Kijk dan bij onze handleiding “Hoe kan je je e-mail handtekening stijlen?”.
