Het hebben van een e-mail handtekening is erg handig aangezien je een vaste afsluiting hebt die je gemakkelijk kan hergebruiken. Dit scheelt tijd en geeft consistentie mee in de e-mails die je verzendt. Het hebben van een e-mail handtekening is één ding, maar je wil natuurlijk wel dat dit in de stijlen is van de onderneming of organisatie. We gaan in dit artikel doornemen waarom het verstandig is om je e-mail handtekening te stylen en hoe je dit precies kan doen door kleuren, een logo, een foto, een banner en sociale iconen toe te voegen en dit kan instellen op verschillende bekende e-mailapplicaties zoals Apple Mail, Outlook 365, en Gmail.
Waarom is het goed om je e-mail handtekening te stijlen?
Het stijlen van een e-mail handtekening heeft meerdere voordelen voor de zender en de ontvanger. Zo is een gestijlde e-mail handtekening makkelijker te herkennen door een persoonlijke foto van de zender, de huiskleuren en het logo van een organisatie. Daarnaast zijn veel contactgegevens opgenomen van de zender van de e-mail, waardoor de ontvanger gemakkelijker contact kan opnemen via de telefoon of een kijkje kan nemen op de website. Daarnaast kan er verwezen worden naar de social media van de organisatie, waardoor de ontvangers ook daar bekend kunnen worden met de organisatie. Daarnaast is het ook mogelijk om een disclaimer te plaatsen zodat de benodigde juridische informatie verwerkt kan worden.
Kortom, een gestijlde e-mailhandtekening zorgt voor extra bedrijfsherkenning en verschaft de benodigde informatie voor verder contact! Een e-mail handtekening is zichtbaar onder elke e-mail die je verstuurt vanuit het e-mailaccount. Dit is natuurlijk dan ook een uitgelezen mogelijkheid om op een consistente manier een professionele indruk achter te laten bij de ontvangers van jouw e-mails door de e-mail handtekening te stijlen in de huisstijl van de organisatie. Pak deze kans dus aan!
Hoe kan je in 4 stappen jouw e-mail handtekening stijlen voor verschillende e-mailapplicaties?
Wij leggen je uit hoe je in vier gemakkelijke stappen een eigen e-mail handtekening kan maken met contactgegevens, logo, persoonlijke foto, bedrijfsbanner, sociale iconen en een disclaimer. Dit kan door dit te programmeren, maar dat zou het natuurlijk onnodig moeilijk maken. Via deze e-mail handtekening configurator kan je dit doen zonder te programmeren. Als je naar de configurator gaat, dan nemen we samen in vier stappen door wat er allemaal ingesteld kan en dient te worden om jouw nieuwe e-mail handtekening te installeren. We raden wel aan om dit te doen in de browser Chrome of Firefox, omdat op andere browsers het niet altijd even goed lijkt te werken.
1. Kies een e-mailapplicatie voor jouw e-mail handtekening
In de configurator is het eerst noodzakelijk om een e-mailapplicatie te kiezen. Het is belangrijk dat je de juiste applicatie kiest om ervoor te zorgen dat de e-mail handtekening op de juiste manier wordt weergegeven. Er zijn zeven e-mailapplicaties beschikbaar:
- Outlook
- Outlook 365
- Apple Mail
- Gmail
- Thunderbird
- Exchange Server
- Microsoft 365
Je kan de applicatie later nog veranderen om de e-mail handtekening op verschillende applicaties in te stellen.
2. Kies een e-mail handtekening template
De volgende stap is het kiezen van een template voor de e-mail handtekening. Een template is eigenlijk een soort van lay-out waarvan de inhoud veranderd kan worden. Het is dus van belang te bedenken wat je precies in je e-mail handtekening wilt weergeven en hoe dit opgemaakt moet zijn. De configurator heeft zeeën aan templates ter beschikking om zo de gewenste lay-out aan te bieden waar je naar op zoek bent. Ook de templates kan je veranderen na het invullen van al jouw gegevens. Je kan dus naderhand gemakkelijk wisselen tussen lay-outs wanneer je toch twijfelt. Geen zorgen!
3. Voeg de gegevens toe aan jouw e-mail handtekening
Als derde stap in het proces moeten we de inhoud van de templates aanpassen zodat het geheel in lijn ligt met de gegevens die we graag willen weergeven in de e-mail handtekening. Er zijn zes verschillende categorieën mogelijk om aan te passen:
- Persoonlijke gegevens
- Bedrijfsgegevens
- Grafische weergaves
- Disclaimer tekst
- Stijl
- Social media links
De data is gemakkelijk te vervangen en kan je direct in de preview aan de rechterkant bekijken. Persoonlijke foto’s hebben over het algemeen een formaat van 80×80 pixels. Banners kunnen alle formaten hebben, maar 640×225 pixels is een mooi formaat om te gebruiken. De banners en de foto’s worden opgehaald van een online plek. Dit kan in de media van de website zijn. Je kan de URL van deze locatie kopiëren en plakken in het veld bij de “grafische weergaves” om de banner of foto weer te geven.
4. Installeer jouw nieuwe e-mail handtekening op de e-mailapplicatie
Wanneer de e-mail handtekening helemaal naar wens is, kan je de achterliggende code genereren door op de knop “Apply your signature” te klikken. Hierbij opent een scherm waar je de code kan kopiëren voor jouw aangegeven e-mailapplicatie. Kopieer de code en voeg deze toe in jouw e-mailapplicatie. Weet je niet hoe dit moet? Kijk dan bij de handleiding “Hoe stel ik een e-mail handtekening in?” om te kijken hoe dit voor jouw applicatie werkt. Zodra je de code hebt geplakt aan je handtekening kan het zijn dat het er wat raar uitziet in de preview van de e-mailapplicatie, maar wanneer je een nieuwe e-mail gaat schrijven zal de door jou gestijlde e-mailhandtekening onderaan de e-mail zichtbaar zijn!
